Yksityisyytesi suojaaminen on tärkeää Ficoloille – haluamme säilyttää henkilötietosi turvallisesti. Tämä on Ficolo Oy:n markkinointirekisterin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 16.5.2018. Viimeisin muutos 16.5.2018. Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Siksi suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.

1. Rekisterinpitäjä
Ficolo Oy
Y-tunnus 1574703-5
Konepajanranta 4
28100 Pori
info@ficolo.com
+358 2 624 8500

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jarmo Harno
jarmo.harno@ficolo.com
+358 44 77 44 315

3. Rekisterin nimi
Ficolo Oy:n markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Markkinointirekisteri on Ficolon nykyisten sekä potentiaalisten asiakasyritysten ja niissä toimivien yhteyshenkilöiden rekisteri.

Rekisteriä ylläpidetään asiakassuhteen voimassaolon aikana tai uuden asiakassuhteen aikaansaamiseksi tehtävää B-to-B markkinointia varten. Markkinoitava asia liittyy henkilön työtehtäviin.

Rekisteri perustuu rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen asiakassuhteen kehittämiseksi sekä siihen liittyvien sopimusten täyttämiseksi.

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan käyttää lainsäädännön sallimin tavoin Ficolo Oy:n ja yhteistyökumppaneiden suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muuhun näihin rinnastettavaan kommunikointiin. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
• henkilön nimi
• titteli
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yrityksen nimi ja osoite
• IP-osoitetieto
• suostumus tietojen säilytykseen rekisterissä ja käyttöön markkinoinnissa
• mahdollinen yhteydenoton aihe
• tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
• suoramarkkinointitavat, esim. uutiskirje
• sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
• verkkosivujen evästäiden kautta kerättävät tiedot aktiivisuudesta
• laskutustiedot
• muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Ficolo Oy:n markkinointirekisteriin talletetut henkilötiedot saadaan asiakkailta itseltään asiakassuhteen perusteella ja heidän käyttäessä Ficolon palveluita. Rekisteriin voidaan liittää myös potentiaalisen asiakkaan edustaja, joka esimerkiksi haluaa liittyä postituslistalle, jolloin häneltä pyydetään suostumusta tietojen säilytykseen rekisterissä.

Lisäksi uusien asiakkaiden hankinnassa voidaan käyttää yleisesti saatavilla olevista lähteistä, esimerkiksi eri mediakanavista, poimittuja nimiä, sekä Ficolon verkkosivuilla vierailleiden yritysten nimiä, jotka perustuvat sivustolta saatuihin IP-osoitetietoihin. Suostumus rekisteröintiin pyydetään henkilöltä silloin kun henkilötiedot saadaan tai henkilöä lähestytään B2B-markkinoinnilla ensimmäisen kerran. Lisätietoja voidaan kerätä eri sosiaalisen median kanavista.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneille. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta. Mahdollinen yhteistyökumppani velvoitetaan hankkimaan omalle rekisteröinnilleen lain mukainen suostumus.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot sijaitsevat Ficolon asiakastietojärjestelmässä.

Rekisteriin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin.

Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

10. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Henkilö voi tehdä tarkastuspyynnön joko kirjallisesti postittamalla omakätisesti allekirjoitetun, omilla osoitetiedoilla varustetun, tarkastuspyynnön Ficolo Oy:n markkinointirekisterin yhteyshenkilölle Ficolon postiosoitteeseen tai lähettämällä omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön skannattuna sähköpostitse Ficolo Oy:n sähköpostiosoitteeseen. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Henkilöllä on oikeus vaatia havaitsemansa virheellisen tiedon korjaamista.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kuten kohdassa 10 rekisterinpitäjälle, joka vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Ellei henkilö muuta pyydä, henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan yrityksen palveluksessa. Jos henkilö poistuu asiakasyrityksen palveluksesta, passivoidaan hänen tietonsa tai ne siirretään hänen uuden työnantajansa (Ficolon asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan) yhteyshenkilön tiedoiksi. Passivointipäivä kirjataan CRM-järjestelmään. Jos passivoitu henkilö ei siirry uuteen Ficolon asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan palvelukseen 5 vuodessa, hänen tietonsa poistetaan.

Lisätietoja rekisteristä vastaavalta yhteyshenkilöltä.